• Home
  • Vereniging
  • Privacy statement

UITLEG van Noodzaak en Werking

Inleiding

Een vereniging heeft allerlei persoonsgegevens, zoals naam, adres en woonplaats, over zijn leden. In het geval van de Labrador Kring Nederland komen daar de gegevens van de honden bij. Die gegevens heeft de vereniging over het algemeen in vertrouwen gekregen. Daarom mogen de gegevens niet zomaar verstrekt worden aan bijvoorbeeld de sponsor en mag een ledenlijst niet zomaar op het internet gezet worden. Kortom, de vereniging moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden staan beschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Voor wat betreft de gegevens van de honden is in het Kynologisch Reglement vastgelegd hoe deze gegevens verstrekt worden en hoe de Vereniging deze mag gebruiken.

Verstrekken aan personen binnen de vereniging

Bij verenigingen gebeurt het vaak dat de ledenlijst aan alle leden wordt verstrekt. Bijvoorbeeld bij een sportvereniging zodat de leden met elkaar kunnen afspreken om te gaan sporten. Dit mag alleen als dit gebruikelijk is binnen de vereniging en hiertoe in de ledenvergadering is besloten. Uiteraard is er binnen de vereniging een aantal mensen die de gegevens van de leden moeten ontvangen om de vereniging draaiende te houden. Zo moet de penningmeester over een aantal gegevens beschikken om de contributie te innen.

Verstrekken aan personen of bedrijven buiten de vereniging

Verstrekken aan personen of bedrijven buiten de vereniging, zoals een sponsor, mag als de vereniging daarvoor aan zijn leden toestemming heeft gevraagd. De vereniging kan hiertoe ook wettelijk verplicht zijn. Zo kan de belastinginspecteur de vereniging op grond van artikel 47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen vragen hem alle gegevens die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, te verstrekken. Als het gaat om activiteiten die voor de vereniging gebruikelijk zijn of zijn goedgekeurd door de ledenvergadering, hoeft geen expliciete toestemming gevraagd te worden aan de leden.

Verstrekking aan derden voor directmarketingdoeleinden

Verder kan een vereniging gegevens verstrekken aan bedrijven ten behoeve van direct marketing. De vereniging mag dat alleen als de leden gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid zijn gesteld om hiertegen verzet aan te tekenen. Zodra een lid verzet aantekent, moet de vereniging het gebruik van diens gegevens voor direct marketing altijd direct beëindigen. Het lid hoeft niet te zeggen waarom hij verzet aantekent en de vereniging mag geen vergoeding vragen om een verzoek in behandeling te nemen. De vereniging kan de leden informeren over de voorgenomen verstrekking en de verzetmogelijkheid via het clubblad of de internetsite van de vereniging.

VOORSTEL

De Labrador Kring Nederland stelt ten aanzien van het beheer en gebruik van de gegevens van leden en hun honden het volgende vast:

Persoonsgegevens

Alleen de voor de vereniging noodzakelijke informatie wordt gevraagd en vastgelegd en kunnen alleen door de betrokken bestuursleden ( secretaris - penningmeester – ledenadministrateur en voorzitter) worden ingezien.
De gegevens die worden gevraagd en opgeslagen zijn: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, telefoonnummer mobiel, emailadres, bankrekeningnummer, automatische incasso gegevens, website en kennelnaam.
Jaarlijks wordt aan de Raad van Beheer een opgave van de leden gedaan waarin opgenomen: naam- woonplaats en soort lidmaatschap.
De leden krijgen jaarlijks een lidmaatschapspas waarmee zij zelf tegenover derden hun lidmaatschap kunnen tonen.
De persoonsgegevens mogen alleen voor verenigingsactiviteiten worden gebruikt, zoals uitnodigingen voor eigen evenementen, opmaak programmaboekjes etc. De gegevens worden niet aan derden gegeven, nog geheel nog gedeeltelijk.
De gegevens zijn niet beschikbaar voor commerciële doeleinden zonder nadrukkelijke toestemming vooraf van de ALV

WIJZIGINGEN

Dit Privacy Statement is vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering van de Labrador Kring Nederland van zaterdag 27 november 2010 en is bindend per genoemde datum.
Wijziging van dit Privacy Statement kan alleen door een meerderheidsbesluit van de ALV en het besluit moet dan worden genomen conform de vigerende regels van de Statuten en Huishoudelijk Reglement.
Wijziging van Nationale Wetten en/of het Kynologisch Reglement die betrekking hebben op de strekking van dit Privacy Statement worden uiteraard direct gevolgd om vervolgens in de eerstkomende ALV te worden bekrachtigd.